Как вести учёт занятий и оплат репетитору
Простой порядок учёта, который помогает не путать переносы, пропуски и неоплаченные уроки.
В этой статье
Одна строка — одно занятие
Записывайте дату, время, ученика, стоимость, факт проведения, сумму оплаты и комментарий. Не удаляйте строку после переноса: укажите новую дату в комментарии и создайте запись для нового времени. Так история останется понятной.
В шаблоне есть вымышленные примеры и пустая строка. Откройте файл в Excel или импортируйте в таблицы с разделителем «точка с запятой» и кодировкой UTF-8. Формул и автоматических расчётов в нём нет.
После урока — две короткие проверки
Состоялся ли урок? Отметьте «проведён», «пропуск» или «перенос». Не делайте вывод об оплате из посещения.
Поступили ли деньги? Сверьте перевод, затем внесите сумму и дату оплаты. Обещание оплатить позже оставьте в комментарии.
Если ученик платит за несколько уроков сразу, отдельно запишите общий платёж и распределение по датам. Не копируйте всю сумму на каждое занятие: так возникнет двойной учёт.
Раз в неделю сверяйте список
Выберите проведённые занятия без оплаты, проверьте переводы и только затем напомните о задолженности. Укажите конкретную дату урока и сумму, чтобы человеку не пришлось восстанавливать историю переписки.
Правила отмены и оплаты пропусков согласуйте заранее. Таблица хранит ваши договорённости, но не определяет их за вас.
Когда таблицы становится мало
Если приходится отдельно искать домашку, переписку и историю ученика, удобнее связать их в кабинете. В Добродее посещение и оплата отмечаются во вкладке «Занятия», а рядом доступны домашние работы и успеваемость.